Online event organiseren? Lees de praktische tips

Online activiteit

13 oktober – Als bibliotheek, kinderopvang, mediacoach, of professional kun je meedoen aan de Week van de Mediawijsheid (6 t/m 13 november) door een activiteit te organiseren. Door aan te haken op de campagne zet je mediawijsheid op de kaart. Organiseer bijvoorbeeld een ouderavond, een debat of een groepsgesprek tussen volwassenen, kinderen en jongeren over het thema: ‘media & gezondheid’. Het is echter door de huidige coronamaatregelen lastiger om een fysieke activiteit te organiseren. 

Een alternatief om je aanbod en kennis toch te laten zien is het organiseren van online of hybride (zowel fysiek als online) activiteit. Er zijn handige en nuttige tools te vinden voor het organiseren van een online activiteit, maar waar begin je? In dit nieuwsbericht geven we enkele praktische tips.

Voorbereiding op het online event

Stap 1: Stel de doelstellingen van jouw activiteit op

Bepaal voordat je begint wat je wil bereiken met je activiteit. Nadat je de doelstelling hebt bepaald, kun je subdoelstellingen instellen voor verschillende fasen van je activiteit.

Stap 2: Stel de kernboodschap op

Als de doelstellingen bepaald zijn kun je in een of twee zinnen de kernboodschap van de activiteit omschrijven. Wanneer je dit vastgesteld hebt kun je de inhoud en het plan van je online activiteit vaststellen.

Stap 3: Kies een online vorm

Bekijk hier een onverzicht van activiteiten die je online kunt organiseren.

Stap 4: Kies een online tool

Naast een locatie om de activiteit uit te zenden zoek je ook de juiste online omgeving. Kijk goed welke tool qua techniek bij jullie activiteit past.

Vragen die je kunt stellen bij het kiezen van de juist tool:

  • Hoeveel deelnemers wil je bereiken?
  • Wil je live of niet live uitzenden?
  • Ga je vanuit huis uitzenden of vanuit de bibliotheek?
  • Wil je dat deelnemers actief mee kunnen doen door middel van: chatten, vraag-en-antwoord sessies, live polls of de mogelijkheid om dia’s of extra content te uploaden.
  • Heb je sponsoren en moeten zijn zichtbaar zijn tijdens het event?

Voor een hybride activiteit (zowel fysiek als online) activiteit kun je daarnaast de volgende vragen stellen bij het kiezen van de juiste tool:

  • Wie wordt de virtuele host van de online activiteit?
  • Hoe wil je de offline en online deelnemers benaderen? Offline en online deelnemers hebben 2 aparte programma’s en benaderingen nodig.
  • Wel of niet livestream opnemen(als het niet privacy gevoelige informatie is)?

Bekijk hier een overzicht van diverse online platforms die vrijblijvend voor kleine en grote activiteiten kunt gebruiken.

Stap 5: Stel een kort afwisselend programma samen

Het is lastiger om online lang je aandacht vast te houden, zorg daarom voor een kort en afwisselend programma.

Stap 6: Stuur/deel de uitnodigingslink van jouw online activiteit

Nodig deelnemers uit voor je online activiteit. Meld de activiteit aan op de website en laat mensen zich aanmelden voor jouw activiteit. Gebruik ook je eigen communicatiekanalen zoals: website, nieuwsbrieven en sociale media . Stuur een paar dagen voor de start van je online activiteit een mail met daarin handige informatie en de link waarmee ze deel kunnen nemen aan jullie activiteit. Zo weten de deelnemers waar jullie activiteit plaatsvindt en wat ze kunnen verwachten.

We hebben divers promotiemateriaal beschikbaar gesteld die vrij te gebruiken zijn. Denk aan posters, afbeeldingen, teksten en logo’s. Bekijk alle middelen op weekvandemediawijsheid.nl/downloads.

Tijdens het online event

Stap 7: Zorg voor interactie

Online zijn deelnemers sneller afgeleid. Gebruik deze tips om de aandacht van je deelnemers vast te houden:

  1. Stimuleer een discussie tussen deelnemers. 
  2. Geef deelnemers de mogelijkheid om vragen te stellen tijdens of na afloop van je activiteit. Laat je deelnemers zichtbaar zijn door te vragen of ze hun webcam aan willen houden. Wanneer je de activiteit opneemt, dien je wel toestemming te vragen aan alle deelnemers in verband met privacy.
  3. Deel filmpjes, presentaties en artikelen die bij het onderwerp past zodat deelnemers afwisseling hebben.
  4. Wissel ideeën uit, bijvoorbeeld via een mindmap of canvas in Miro of Mural. in Microsoft Teams zit een InVision Freehand whiteboard functie waarmee je op een superleuke manier kunt samenwerken met elkaar.
  5. Houd een poll. Hiermee kun je jouw deelnemers uitdagen om hun mening te delen of zelfs het programma beïnvloeden.
  6. Organiseer een quiz om te controleren of de boodschap over is gekomen. Een Kahoot quiz is hiervoor geschikt.
  7. Als het bij de activiteit past is het een mogelijkheid om deelnemers in groepen te verdelen om ideeën uit te wisselen en deze vervolgens te delen met de groep (Zoom en Jitsi bieden deze functie).

Stap 8: Maak afspraken en regels voor online activiteiten

Om je te helpen bij het productief houden van je online activiteit, hebben we hier nog enkele ideeën en tips neergezet.

Stap 9: Privacy

Als organisator van een online activiteit moet je rekening houden met privacy gevoeligheden en cyberveiligheid. Overtredingen zoals het ongevraagd delen van fotos’s kunnen plaatsvinden en waar nodig moet je maatregelen nemen om deze te voorkomen.

Afronding online event

Sluit je activiteit goed af en neem je ervaringen mee voor een volgende activiteit. We geven enkele tips:

  • Deel na afloop het succes van je online activiteit. Als je een mediawijze activiteiten organiseert voor jong en oud kun je gebruik maken van de hashtags #WvdM #zelfindehand. Volg het sociale media geklets en beantwoord waar nodig vragen van je doelgroep.
  • Evalueer je activiteit door bijvoorbeeld een korte enquête te sturen naar je deelnemers.
  • De activiteit opgenomen? Maak het openbaar en verspreid de activiteit via je communicatiekanalen.

Inspireer anderen

Heb je zelf een creatief idee voor een leuke activiteit? Of goede tips om een fysieke activiteit online te laten plaatsvinden? Laat het ons weten en deel je ervaringen met andere bibliotheken. Zo kun je andere bibliotheken inspireren en kunnen we samen werken aan een mediawijze samenleving.

Dit artikel is geïnspireerd door:


Bekijk hier een overzicht van al het nieuws rondom de Week van de Mediawijsheid en praat op sociale media mee via de hashtag #WvdM of #zelfindehand

Deel dit bericht